شاید این نوشته در مباحث مدیریت پروژه کاملا بدیهی باشد، اما نه‌تنها در زندگی بلکه در مدیریت پروژه‌ها نیز به درستی اجرا نمی‌شود.
۱- چرا دیر می‌کنیم؟
اعتراف می‌کنم، خود من یک دیر کننده هستم، بارها و بارها پیش آمده که دیر به سر قرار رسیده‌ام، صرفا به خاطر خوشبینی‌ام. ماجرا این است که وقتی یک مسیر ۱۰ دقیقه‌ای را ده دقیقه تخمین می‌زنیم، کاملا دچار مشکل شده‌ایم. یعنی دعوای سر کوچه، ترافیک‌های محلی و … را در نظر نگرفته‌ام. صرفا وقت خام را لحاظ کرده‌ام.
این می‌شود که می‌روم در راه و ۱۰ دقیقه تاخیر می‌کنم. نمی‌خوام بگم همیشه باید نیم ساعت زودتر راه افتاد، اما ریسک حداقلی رو باید حساب کرد. مثلا ۵ دقیقه یا همین حدودها را در نظر بگیریم، بد نیست.
تازه موضوعی که مطرح کردم، برای راهی است که هر روز آن را می‌روم، گاهی ما برای راهی که نرفته‌ایم (تجربه نداریم)، یک زمان ناکافی را در نظر می‌گیریم. مثلا فرض کنید به فرجه امتحانات رسیده‌اید. یک صفحه کتاب را می‌خوانید می‌بینید ۳ دقیقه برای هر صفحه صرف کرده‌اید. پس کلا حساب می‌کنید من باید ۳۰۰ دقیقه بگذارم تا کتاب را تمام می‌کنم! اول می‌روم فیلمی، سریالی چیزی می‌بینم، ۵ ساعت مانده به زمان خواب، شروع می‌کنم.
این استراتژی یک مشکل دارد، شما یک زمان‌هایی را در نظر نگرفته‌اید:
احتمالا برخی مباحث چالشی‌تر خواهد بود، بنابراین برخی صفحات ممکن است ۱ ساعت طول بکشد!
منحنی یادگیری شما افت شدید خواهد داشت. یک ساعت که مطالعه کنید دیگر نمی‌توانید به یادگیری ادامه دهید و از آن به بعد درواقع هدفتان تمام کردن کتاب می‌شود.
هر چه مطالبی که می‌خوانید بیشتر می‌شود، یادگیری مطالب جدید سخت‌تر می‌شود، چون باید مقایسه محتوا انجام شود، مطالب قبلی را باید تحلیل کنید و بنویسید. تناقضات را باید درک کنید. باید بتوانید نقشه مسیر بنویسید و هزاران کار دیگر. یعنی متوسط زمانی که باید برای صفحات آخر ۱۲ دقیققه در نظر بگیرید و هر ساعت ۳۰ دقیقه نشخوار ذهنی و استراحت.
هر چه بیشتر می‌گذرد، استرس زیادتر می‌شود، دلهره بیشتر می‌شود. بنابراین نیاز به دریافت آرامش بیشتر می‌شود.
پس ساده گرفتن مطالعه باعث می‌شود، فقط کتاب‌ها را صنعتی مصرف کنید، از جایی دیگر هدف شما صرفا تمام کردن خواهد شد و دیگر نه یادگیری در کار است، نه لذتی و نه …
در بعضی سفرهای کاری، وقتی وقت کافی داریم، به اطراف نگاه می‌کنیم، یاد می‌گیریم، با افراد دور و بر حرف می‌زنیم، نفس می‌کشیم، قند و اب تامین می‌کنیم و می‌توانیم با آرامش سراغ کار برویم. اما وقتی دیرمان می‌شود، هر ماشینی که جلوی شما می‌آید، هر کسی که با شما می‌خواهد ارتباط بگیرید، ناراحت می‌شوید، و در نهایت یک جلسه کاری را تمام می‌کنید. تمام فرصت‌های لذت، یادگیری، ارتباط را از دست می‌دهید. فقط نیم ساعت، فقط نمی‌ساعت اشتباه در اندازه‌گیری زمان.
بعد منفی دیر کردن فقط بر رفتن آبرو نیست، از بین بردن کلی خوبی، ارتباط، لذت و دوستی … است.
بعد منفی خوشبینی در زمان مطالعه کتاب، فقط نمره پایین درس شما نیست، عدم یادگیری، نفرت به مطالعه موضوع، کاهش اعتماد به نفس در یادگیری و هزاران مشکل دیگر است.
۲- چرا کم می‌آوریم؟
این روزها کلی کتاب اصطلاحا پرزنت کردن (گلدکوییستی) وجود دارد، خیلی کانال‌ها، رسانه‌ها، شبکه‌ها تمام وقت مشغول تهییج شما هستند:
- هر چه بخواهید به آن می‌رسید.
- خواستن توانستن است.
- هر کس در گوشه‌ای از دنیا توانست کاری انجام دهد، شما هم می‌توانید.
- هر چیزی را که دوست دارید دنبال کنید.
- اگر چیزی می‌خواهد، تمام عناصر هستی به شما کمک میکنند تا به آن برسید.
اگر تیراژ بسترهای این نوع محتوا را در نظر بگیرید، اگر فایده‌ای در آن بود، وضع مملکت و دنیا خیلی بهتر از الان بود.
این موضوع تا حدودی در مدیریت پروژه‌ها حل‌شده است. اما گاهی یک طراحی فرایند اشتباه، یک مدیریت اشتباه، یک خوشبینی اشتباه، پروژه را به نابودی می‌کشاند. از این دست پروژه‌ها در کشور کم نداریم. خیلی از پروژه‌ها اگر قرار بود با این هزینه کنونی انجام شود، اصلا نباید انجام می‌شد! (ازمسیر تهران شمال گرفته تا پل صدر در تهران). یعنی شما به خاطر خوشبینی :
- فقط سه برابر خرج نکرده‌اید
- فقط دو برابر زمان مصرف نکرده‌اید.
- فقط چند برابر به سیسیتم ترافیک شهری فشار نیاورده‌اید.
شما کاری را انجام داده‌اید که نباید انجام می‌شده! اگر روز اول، هزینه و زمان به این میزان برآورد می‌شد، تمامی افراد به آن نه می‌گفتند (البته من گاهی این بلی گفتن را خوب می‌دانم که در اینجا به آن اشاره کرده‌ام).
شما هزینه انجام یک کار را A تومان می‌سنجید و می‌دانید اگر B تومان شود اصلا نباید انجام دهید. این حد آستانه باید دقیقا بررسی شود. بگذارید با یک مثال شفاف‌تر موضوع را روشن کنم.
فرض کنید ۳ روز تعطیلی در پیش است. شما یک ویلا در شمال می‌گیرید. ترافیک را درست تخمین نمی‌زنید و ۲ روز تمامش را در ترافیک هستید و ۱ روزش را هم در حال استراحت از خستگی راه.
شما اگر تخمین می‌زدید که دو روز در ترافیک هستید، اصلا ویلا را نمی‌گرفتید و یک مسیر دیگر را انتخاب می‌کردید.
این نوع نگاه سطحی حتی در تصمیمات بزرگ بانکی، بین‌المللی یا کشوری نیزی دیده می‌شود.
۳- چه کنیم؟
به نظر من:
خوشبینی، به معنای دیدن نیمه پر لیوان نیست، خوب نیست. آن بینشی که نیمه پر لیوان را هم می‌بیند خوب است.
اولین کاری که باید بکنید این است که موضوع، پروژه یا آن عمل را به قطعات مختلف تقسیم کنید. برای هر بخش آن با توجه به سختی و ایجاد یک نفس در آن بین، زمانی تعیین کنید. ۱۰ درصد (یا بیشتر) ریسک به آن اضافه کنید.
سعی کنید با یک نفر حرف‌هایتان را در میان بگذارید، اگر کسی را ندارید یا نمی‌خواهید با کسی در میان بگذارید از ترفند برنامه‌نویسان حرفه‌اید استفاده کنید:
یک روش معروف در رفع خطا (Debugging) استفاده از روش رفع خطای اردک پلاستیکی است! یعنی یک اردک پلاستیکی را کنارتان می‌گذارید و تک تک خط‌های کدتان را برای او توضیح می‌دهید!
پس تک تک مراحل پروژه، یا عمل مورد نظرتان را برای یک اردک، عروسک یا موبایلتان توضیح دهید.
حالا می‌بینید که واقعا چقدر زمان یا هزینه برای رسیدن به هدف نیاز است.
گاهی ممکن است خیلی بالا تخمین بزنید و اصلا خیلی از اوقات قید کارها را بزنید. در حالت کلی اشکال ندارد، این روزها آنقدر کار سر آدم می‌ریزد که هرچه کار کمتر و بهینه‌تر، بهتر.